De nombreux événements peuvent vous amener à opter pour la location d’une salle à Lyon, comme une réunion extérieure, un séminaire, une réception ou une fête quelconque. Pour que votre événement soit une réussite, il faut avant tout trouver le bon endroit où il aura lieu. Même si la location d’une salle peut paraître simple au premier abord, de nombreux éléments sont à prendre en compte.
Réserver une salle en avance
Il se peut que vous ayez déjà une idée précise de l’endroit où vous comptiez organiser votre réunion ou votre réception. Toutefois, de nombreuses personnes peuvent avoir la même idée que vous et réserver la salle à la même date. Dans les endroits les plus prisés, il faut faire ses réservations quasiment un an à l’avance.
C’est pourquoi il faut fixer une date très tôt et définir dès le départ si elle est modifiable ou fixe. Cela vous permettra de faciliter votre recherche de salle. Pour choisir une date plus facilement, limitez le nombre de personnes qui prennent la décision. Par exemple, pour un mariage, le plus important est de trouver une date qui conviendra aux mariés et aux témoins. Pour une conférence, la disponibilité des conférenciers est la clé.
Visiter la salle avant de louer
Cela peut paraître évident, mais beaucoup de gens se limitent à ce que disent les autres et décident de passer un coup de fil pour louer une salle à Lyon. Or, il est toujours préférable de se rendre directement sur les lieux et de constater l’état de la salle et de la qualité de service par vous-même.
Il est important de voir les équipements et l’entretien des lieux. Certes, les photos sont une bonne chose, mais parfois pour attirer des clients, les salles les magnifient un peu trop. Une visite est aussi le seul moyen de constater les dimensions, qui sont difficiles à évaluer, même avec une vidéo. Même si cela peut vous prendre une demi-journée, ce n’est pas si cher payé.
Evaluer le rapport qualité/prix de la salle
Le tarif est aussi un élément décisif dans le choix d’une salle. Toutefois, il faut garder en tête que les prix varient selon l’emplacement de la salle, les équipements, la taille et le quartier. Pour trouver la salle qui propose le meilleur rapport qualité/prix, demandez plusieurs devis en prêtant attention à tout ce qui est inclus dans le contrat. Il se peut que le prix de la location soit attractif, mais que les frais annexes fassent gonfler la facture finale.
Un lieu pratique pour votre événement
Souvent, les salles qui sont difficiles d’accès sont relativement moins chères. Pourtant, il ne faut pas négliger la praticité pour le confort des participants et des invités. Il faut privilégier les salles qui sont accessibles en voiture, avec un parking ou bien s’assurer que des transports sont à proximité. Si ce n’est pas le cas, vous pouvez organiser des transports pour faciliter la venue de tout le monde.
Une salle conforme doit également être accessible aux personnes handicapées et celles à mobilité réduite. N’oubliez pas de tenir compte de ce détail lorsque vous recherchez une salle pour votre événement.
La qualité de service des prestataires
Les prestataires sont des professionnels qui doivent être à votre écoute et proposer des solutions pour répondre à vos demandes et aux besoins de votre événement. Ainsi, il faut toujours privilégier les prestataires qui font preuve de réactivité et qui sont de bons conseillers. Comme l’organisation de tout événement est déjà très stressante, il faut éviter de rajouter des problèmes inutiles avec des prestataires injoignables ou qui veulent vous imposer leurs idées.